राजस्थान सरकार के कर्मचारियों की monthly salary process में IFMS 3.0 Salary Bill एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। DDO के लिए Salary Bill तैयार करने से पहले employee details, group allocation, salary-related changes और applicable deductions आदि सही होना जरूरी है।
अगर आप जानना चाहते हैं कि IFMS 3.0 salary bill process क्या है और DDO Login के बाद salary bill को कैसे process किया जाता है, तो यह article आपके लिए है।
IFMS 3.0 के official Employee Management User Manual के अनुसार Salary Bill generation का उपयोग किसी selected month और year के लिए particular group में allocated employees का salary bill तैयार करने के लिए किया जाता है। Salary Bills section में मुख्य रूप से Auto Salary Process, Salary Not Process और Regular Salary (Manual) options दिए गए हैं।
इस article में हम DDO के perspective से पूरी प्रक्रिया को आसान भाषा में समझेंगे। 👇
IFMS 3.0 Salary Bill क्या है?
IFMS 3.0 में Salary Bill वह प्रक्रिया है जिसके माध्यम से किसी office/group में allocated कर्मचारियों की salary को selected month और year के लिए process किया जाता है।
Salary Bill तैयार होने के लिए employee की संबंधित information system में उपलब्ध होनी चाहिए। Official manual के अनुसार Employee Management में saved details के आधार पर Salary Bill तैयार किया जाता है और salary generation से जुड़े processes में allowances, deductions, absentee statement आदि information का भी उपयोग होता है।
इसलिए Salary Bill सिर्फ एक button दबाकर बनने वाली प्रक्रिया नहीं है। Bill process करने से पहले employee records और salary-related entries का सही होना जरूरी है।
IFMS 3.0 Salary Bill बनाने से पहले क्या-क्या जरूरी है?
Salary Bill process शुरू करने से पहले DDO/Maker को employee-related information और applicable changes check कर लेने चाहिए।
Employee Group में होना चाहिए
Official manual के अनुसार employees को employee groups में allocate किया जाता है और salary bill processing के लिए employee का किसी group में होना जरूरी है।
Employee Details सही होनी चाहिए
Employee Management में उपलब्ध salary-related information के आधार पर salary bill तैयार होता है।
Leave/Absentee Details Check करें
Manual में Employee Absentee Statement की सुविधा salary bill तैयार करने के लिए बताई गई है। इसमें employee के absentee details दर्ज किए जाते हैं।
Allowance और Deduction Details
Salary में applicable allowances और deductions का प्रभाव पड़ सकता है। IFMS 3.0 में इनके लिए अलग sanction facilities भी उपलब्ध हैं।
Salary से जुड़े बदलाव समय पर करें
Official manual के अनुसार employee applicable deductions में addition/change के लिए ESS या DDO के Maker को request दे सकता है। Manual में यह भी बताया गया है कि ऐसे changes को 10 तारीख से पहले request/sanction/approval process में लिया जा सकता है।
IFMS 3.0 में Salary Bill बनाने के लिए DDO Login कैसे करें?
सबसे पहले IFMS 3.0 के official portal पर login करना होता है।
IFMS Portal: https://ifms.rajasthan.gov.in/ifmssso
Official manual में Salary Bills के लिए actor के रूप में DDO (Approver) दिया गया है।
Login के लिए आपके पास valid SSO ID credentials होने चाहिए।
अगर DDO Login की पूरी जानकारी चाहिए तो आप यह article देख सकते हैं:
IFMS 3.0 में DDO Login कैसे करें?
IFMS 3.0 Salary Bill Process Step by Step
अब मुख्य IFMS 3.0 salary bill process समझते हैं।
Step 1: IFMS 3.0 में DDO Login करें
सबसे पहले IFMS 3.0 portal खोलें और अपने authorized login credentials से login करें।
Login के बाद आपको IFMS 3.0 का संबंधित dashboard दिखाई देगा।
Step 2: Bills Menu खोलें
Login करने के बाद left side menu में जाएं।
यहां:
Bills → Salary Bills
का option select करें।
Official IFMS 3.0 manual में Salary Bills के लिए यही navigation दिया गया है।
Step 3: Salary Bills के Options समझें
Salary Bills section में official manual के अनुसार तीन प्रमुख options दिखाई देते हैं:
- Auto Salary Process
- Salary Not Process
- Regular Salary (Manual)
इन तीनों का काम अलग है।
अब इन्हें एक-एक करके समझते हैं।
Auto Salary Process क्या है?
Auto Salary Process regular salary bill तैयार करने की automated प्रक्रिया है।
Official manual के अनुसार system महीने की 21 तारीख को regular salary bill तैयार करने की प्रक्रिया automatically initiate करता है।
इस process में employee की applicable salary information, approved changes, deductions, leaves आदि का system में उपलब्ध data उपयोग होता है।
Auto Salary Process में DDO क्या करता है?
Auto process के बाद DDO/Maker/Checker processed salary details को check कर सकता है।
Manual के अनुसार:
- Salary Bills में Auto Salary Process खोलें।
- Filter में आवश्यक details select करें।
- Search पर click करें।
- Bill number के माध्यम से employee-wise salary details देखी जा सकती हैं।
- Employee ID hyperlink से employee details देखी जा सकती हैं।
- Eye button से report देखी जा सकती है।
Step 4: Salary Bill की Details Check करें
Search करने के बाद संबंधित salary information दिखाई देती है।
इस stage पर DDO/Maker/Checker को processed bill की details ध्यान से check करनी चाहिए।
Official manual के अनुसार bill number पर click करके employee-wise salary details देखी जा सकती हैं और employee ID hyperlink के माध्यम से employee details भी देखी जा सकती हैं।
यहां खास तौर पर देखें:
- Employees सही हैं या नहीं
- Salary details सही दिखाई दे रही हैं या नहीं
- Applicable deductions सही हैं या नहीं
- Leave/absentee information सही है या नहीं
- कोई employee salary processing से बाहर तो नहीं है
Step 5: Salary Bill को Process करें
अगर processed salary bill की details सही हैं और DDO/Maker/Checker संतुष्ट है, तो official manual के अनुसार Process button का उपयोग किया जाता है।
इसके बाद:
- संबंधित list में आवश्यक selection करें।
- Process/Proceed के लिए आगे बढ़ें।
- Confirmation screen दिखाई देगी।
- Confirmation के लिए Yes पर click करें।
Manual में final confirmation के बाद successful message और Bill Request ID generate होने का उल्लेख है।
Bill Request ID संभालकर रखें
Salary Bill process होने के बाद मिलने वाला Bill Request ID आगे status/reference के लिए उपयोगी हो सकता है।
Salary Not Process क्या है?
हर employee की salary system में successfully process हो जाए, यह जरूरी नहीं है।
ऐसी स्थिति में IFMS 3.0 में Salary Not Process option दिया गया है।
Official manual के अनुसार इस section में उन employees की details दिखाई जाती हैं जिनकी salary system द्वारा process नहीं हुई है और साथ में इसका reason भी दिखाया जाता है।
Salary Not Process में क्या करें?
Bills → Salary Bills → Salary Not Process
से संबंधित section खोलें।
इसके बाद:
- Filter में आवश्यक details select करें।
- Search button पर click करें।
- जिन employees की salary process नहीं हुई है उनकी list देखें।
- Salary process न होने का reason check करें।
- जरूरत हो तो details का print भी लिया जा सकता है।
Reason ठीक करने के बाद employee की salary को दोबारा process किया जा सकता है।
Regular Salary (Manual) क्या है?
अगर किसी employee की salary automatic process में नहीं हुई है, तो Regular Salary (Manual) option का उपयोग किया जा सकता है।
Official manual में बताया गया है कि errors/instructions को rectify करने के बाद employee salary को Regular Salary (Manual) के माध्यम से reprocess किया जा सकता है।
Regular Salary Manual की Process
Bills → Salary Bills → Regular Salary (Manual) पर जाएं।
इसके बाद:
- Filter में आवश्यक details select करें।
- Search button दबाएं।
- System ऐसे employees की list दिखा सकता है जिनकी salary process नहीं हुई।
- संबंधित error/validation/instruction को check करें।
- Error या required correction के बाद employee को select करें।
- Initiate button पर click करें।
- Final confirmation screen पर Yes करके process आगे बढ़ाएं।
- Successful message के साथ Bill Request ID generate हो सकता है।
Salary Bill Revert कैसे करें?
कभी-कभी salary bill process करने के बाद किसी detail में correction की आवश्यकता हो सकती है।
Official manual में Salary Revert की सुविधा भी दी गई है।
इसके लिए:
Bills → Salary Bills → Auto Salary Process
में जाकर संबंधित bill search किया जाता है।
इसके बाद:
- Bill number पर click करें।
- Employee-wise salary details देखें।
- जरूरत होने पर Revert button का उपयोग करें।
- Remarks दर्ज करें।
- Required documents upload करें।
- Submit करें।
- Confirmation पर Yes करें।
इसके बाद Bill Request ID generate होने की जानकारी manual में दी गई है। Correction करने के बाद reverted salary को फिर से generate किया जा सकता है।
Salary Bill Process में Absentee Statement क्यों जरूरी है?
Salary calculation में employee की attendance/absence से जुड़ी information महत्वपूर्ण हो सकती है।
IFMS 3.0 User Manual में Employee Absentee Statement को salary bill तैयार करने के लिए उपयोगी functionality बताया गया है।
इसमें employee की absentee details के लिए:
- Financial Year
- Month
- Leave/absence period
जैसी जानकारी दर्ज की जा सकती है।
अगर अलग-अलग हिस्सों में leave ली और sanctioned हुई है तो Add Row के माध्यम से अलग entries की जा सकती हैं।
इसलिए Salary Bill process करने से पहले absentee information को check करना महत्वपूर्ण है।
Salary Bill Process में Employee Group का क्या महत्व है?
IFMS 3.0 में employee groups का इस्तेमाल salary bill processing में किया जाता है।
Official manual के अनुसार employees को groups में combine किया जाता है और employee groups salary bill जैसे bills को process करने में उपयोग होते हैं। किसी employee को salary processing के लिए group में allocate करना जरूरी है।
इसलिए अगर किसी employee की salary bill में details नहीं आ रही हैं तो group allocation भी check करना चाहिए।
IFMS 3.0 Salary Bill Process में आम समस्याएं
Salary process करते समय कुछ situations सामने आ सकती हैं।
Employee की Salary Process नहीं हुई
Salary Not Process section में जाकर reason check करें।
Employee List में दिखाई नहीं दे रहा
Employee का group allocation और employee-related information check करें।
Salary में गलत Entry दिखाई दे रही है
Bill को process करने से पहले संबंधित salary details की जांच करें। जरूरत होने पर available correction/revert workflow का उपयोग करें।
Salary Bill में Leave का असर गलत है
Employee Absentee Statement में दर्ज information check करें।
Automatic Salary Process नहीं हुआ
Salary Not Process और Regular Salary (Manual) options में employee की स्थिति check करें।
Salary Bill Process करने से पहले DDO को क्या Check करना चाहिए?
Final processing से पहले एक checklist रखना काफी उपयोगी है। ✅
- Employee group सही है या नहीं
- Employee details सही हैं या नहीं
- Salary-related changes approved हैं या नहीं
- Allowance details check की गई हैं या नहीं
- Deduction details सही हैं या नहीं
- Absentee/leave details सही हैं या नहीं
- Salary Not Process list check की गई है या नहीं
- Employee-wise salary details verify की गई हैं या नहीं
- Bill process करने से पहले कोई correction बाकी तो नहीं है
IFMS 3.0 Salary Bill Process के बाद क्या करें?
Salary bill process करने के बाद उसका status भी check करना चाहिए।
IFMS 3.0 में Bills → Bill Status के माध्यम से bill की स्थिति देखने की सुविधा दी गई है। Official manual के अनुसार search filters से details select करने के बाद संबंधित Reference No. पर click करके Bill Status details देखी जा सकती हैं।
इसके लिए हमारा यह article भी उपयोगी रहेगा:
👉 Related Article: IFMS 3.0 में Salary Bill Status कैसे Check करें?
IFMS 3.0 Salary Bill से जुड़ी जरूरी बातें
एक बात ध्यान रखना जरूरी है कि IFMS 3.0 का Salary Bill process employee data और उससे जुड़ी दूसरी processes पर निर्भर करता है।
Salary Bill तैयार करने से पहले employee management में जरूरी information updated होनी चाहिए।
अगर employee की details में कोई बदलाव करना है तो पहले:
👉 Related Article: IFMS 3.0 में Employee Details Update कैसे करें?
जैसी संबंधित प्रक्रिया देख सकते हैं।
इसी तरह salary से संबंधित information देखने के लिए:
👉 Related Article: IFMS 3.0 में Salary Details कैसे Check करें?
और employee की salary slip के लिए:
👉 Related Article: IFMS 3.0 से Salary Slip कैसे Download करें?
IFMS 3.0 Salary Bill Process से जुड़े सवाल-जवाब (FAQs)
IFMS 3.0 में Salary Bill कैसे बनाएं?
IFMS 3.0 में DDO Login करने के बाद Bills → Salary Bills पर जाएं। यहां Auto Salary Process, Salary Not Process और Regular Salary (Manual) के options उपलब्ध हैं। Auto Salary Process में filter से आवश्यक details search करके employee-wise salary details check की जाती हैं और सही होने पर Process option से आगे बढ़ा जा सकता है।
IFMS 3.0 Salary Bill कौन बना सकता है?
Official Employee Management User Manual में Salary Bills के लिए DDO (Approver) को actor बताया गया है।
IFMS 3.0 में Salary Bill का option कहां मिलेगा?
DDO Login करने के बाद left-side menu में Bills → Salary Bills पर Salary Bill से संबंधित options मिलते हैं।
IFMS 3.0 Auto Salary Process क्या है?
Auto Salary Process regular salary bill तैयार करने की automated प्रक्रिया है। Official manual के अनुसार system महीने की 21 तारीख को regular salary bill तैयार करने की प्रक्रिया automatically initiate करता है।
IFMS 3.0 में Salary Not Process क्या है?
Salary Not Process section में उन employees की details देखी जा सकती हैं जिनकी salary system द्वारा process नहीं हुई है। इसमें salary process न होने का reason भी दिखाई देता है।
IFMS 3.0 में Salary Not Process employee की salary दोबारा कैसे process करें?
पहले Salary Not Process section में reason check करके आवश्यक error/correction करें। Official manual के अनुसार correction के बाद employee को Regular Salary (Manual) में select करके salary को reprocess किया जा सकता है।
IFMS 3.0 Salary Bill में Employee Group क्यों जरूरी है?
Official manual के अनुसार employees को groups में allocate किया जाता है और ये groups salary bill जैसे bills की processing में उपयोग होते हैं। इसलिए salary processing के लिए employee का संबंधित group में होना जरूरी है।
IFMS 3.0 Salary Bill में Absentee Statement का क्या काम है?
Employee Absentee Statement में employee की absence/leave से संबंधित details दर्ज की जाती हैं और manual इसे salary bill तैयार करने से संबंधित functionality बताता है।
IFMS 3.0 Salary Bill Revert कैसे करें?
Bills → Salary Bills → Auto Salary Process में संबंधित bill search करके bill number खोलें। आवश्यकता होने पर Revert option से remarks और required documents के साथ request submit की जा सकती है।
IFMS 3.0 Salary Bill का Status कैसे Check करें?
Bills → Bill Status में जाकर search filters से संबंधित details select करें। इसके बाद Reference No. पर click करके bill status details देखी जा सकती हैं।
IFMS 3.0 Salary Bill Process होने के बाद क्या मिलता है?
Official manual के अनुसार successful processing के बाद Bill Request ID generate होने का message दिखाई देता है। इसे future reference के लिए सुरक्षित रखना उपयोगी है।
निष्कर्ष
IFMS 3.0 salary bill process में DDO के लिए सबसे पहले employee और salary से संबंधित जरूरी information को check करना महत्वपूर्ण है। Official IFMS 3.0 User Manual के अनुसार Salary Bills section में Auto Salary Process, Salary Not Process और Regular Salary (Manual) तीन प्रमुख options दिए गए हैं।
Auto Salary Process में system regular salary bill तैयार करने की प्रक्रिया शुरू करता है, जबकि Salary Not Process से उन employees की जानकारी देखी जा सकती है जिनकी salary process नहीं हुई। Error या validation issue ठीक करने के बाद Regular Salary (Manual) से salary को दोबारा process किया जा सकता है।
इसलिए DDO को salary bill को final process करने से पहले employee-wise salary details, deductions, leave/absentee information और दूसरे applicable records को ध्यान से verify करना चाहिए।
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