अगर आप राजस्थान सरकार के किसी विभाग में नए कर्मचारी की जानकारी IFMS 3.0 में दर्ज करना चाहते हैं, तो इसके लिए Employee Management के अंदर Employee Registration का option दिया गया है। इसमें नए कर्मचारी की Personal Details, Service Details, Address, Family, Bank Details और Pay Entitlement जैसी जानकारी दर्ज की जाती है।
कई लोगों को यह समझ नहीं आता कि IFMS 3.0 registration कैसे करें और login करने के बाद कौन-सा option चुनना होता है। इसलिए इस लेख में हम आसान भाषा में पूरी प्रक्रिया समझेंगे।
Official IFMS 3.0 User Manual के अनुसार, Employee Registration का काम authorized users जैसे Maker, Checker और HoO (Approver) की भूमिका के अनुसार किया जाता है।
नोट: IFMS 3.0 में Employee Registration और SSO ID Registration अलग-अलग चीजें हैं। इस article में हम Employee Registration की प्रक्रिया बता रहे हैं।
IFMS 3.0 Registration क्या है?
IFMS 3.0 में Employee Registration का मतलब नए कर्मचारी की जानकारी को Employee Management module में दर्ज करके उसे system में onboard करना है।
इस प्रक्रिया में कर्मचारी से जुड़ी जरूरी जानकारी अलग-अलग sections में भरी जाती है। Official manual में New Registration के अंतर्गत Personal Details, Employee Service, Address Details, Family Details, Bank Details और Pay Entitlement जैसे sections दिए गए हैं।
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Employee की जानकारी पूरी होने और निर्धारित approval process पूरा होने के बाद system में employee master update किया जाता है।
IFMS 3.0 Employee Registration किसके लिए है?
यह प्रक्रिया मुख्य रूप से उन authorized office users के लिए है जो किसी नए कर्मचारी को IFMS 3.0 में दर्ज करने का काम करते हैं।
Official manual के अनुसार registration process में अलग-अलग स्तर पर काम होता है:
- HO (Receiver/Approver) basic mandatory information दर्ज करता है।
- HO (Maker) supporting documents के आधार पर बाकी जानकारी भरता है।
- HO (Checker) पूरी जानकारी को check करता है।
- HO (Approver) request को approve या reject करता है।
इसलिए हर कर्मचारी खुद से IFMS 3.0 Employee Registration नहीं कर सकता।
IFMS 3.0 Registration के लिए क्या जरूरी है?
IFMS 3.0 में login करने के लिए आपके पास SSO ID और Password होना चाहिए। Official manual में system access के लिए IFMS का URL और SSO ID credentials को prerequisite बताया गया है।
जरूरी चीजें
IFMS 3.0 registration शुरू करने से पहले आपके पास संबंधित कर्मचारी की जरूरी जानकारी और supporting documents उपलब्ध होने चाहिए।
Registration में मुख्य रूप से इन details की जरूरत पड़ती है:
- Personal Details
- Employee Service Details
- Current और Permanent Address
- Family Details और Nomination
- Bank Details
- Pay Entitlement
- जरूरी supporting documents
- कर्मचारी का photograph
Photograph upload करते समय official manual के अनुसार photograph/joint photograph का size 500 KB से अधिक नहीं होना चाहिए और format JPEG/JPG होना चाहिए।
IFMS 3.0 Registration कैसे करें?
अब जानते हैं कि IFMS 3.0 Employee Registration करने की पूरी प्रक्रिया क्या है।
Step 1: IFMS 3.0 की official website खोलें
सबसे पहले अपने browser में IFMS 3.0 का login page खोलें:
https://ifms.rajasthan.gov.in/ifmssso
Official user manual में भी यही URL दिया गया है।
इसके बाद Login पर क्लिक करें।
Step 2: SSO से Login करें
Login करने पर SSO Login page खुलेगा।
यहां अपना:
- SSO User ID
- Password
- Captcha
भरकर login करें।
अगर आपको SSO login से जुड़ी जानकारी चाहिए तो आप हमारा related article भी पढ़ सकते हैं:
Step 3: Access Workspace चुनें
SSO login के बाद IFMS 3.0 में अलग-अलग tiles दिखाई दे सकती हैं।
Official manual के अनुसार office से जुड़े official काम के लिए Access Workspace tile का इस्तेमाल किया जाता है, जबकि Employee Self Service (ESS) का इस्तेमाल कर्मचारी अपने service-related काम, requests, pay slips और leaves आदि के लिए कर सकता है।
इसलिए Employee Registration शुरू करने के लिए Access Workspace पर क्लिक करें।
इसके बाद जिस office का charge आपके पास है, उससे संबंधित desk/office को select करें।
Step 4: Employee Management खोलें
अब आपके सामने आपके role के अनुसार dashboard दिखाई देगा।
Dashboard में Employee Management option पर क्लिक करें।
Official manual में Employee Management के अंदर employee registration सहित कई सुविधाएं दी गई हैं।
Step 5: Employee Registration पर जाएं
अब menu में इस तरह जाएं:
Employee Management → Employee Registration
यहां Employee Registration से संबंधित options दिखाई देंगे।
Official manual के अनुसार Employee Registration में मुख्य रूप से दो options हैं:
- New Registration
- Re-employment
अगर नए कर्मचारी को पहली बार system में दर्ज करना है तो New Registration चुनें।
New Registration कैसे करें?
New Registration option का इस्तेमाल नए कर्मचारी को IFMS 3.0 में onboard करने के लिए किया जाता है।
इसमें कर्मचारी की अलग-अलग जानकारी भरनी होती है।
Step 6: Personal Details भरें
सबसे पहले Personal Details section में कर्मचारी की जरूरी जानकारी दर्ज करें।
इसके साथ required documents upload करें और Add a new document पर क्लिक करें।
Document upload होने के बाद system में successful upload का message दिखाई देता है। इसके बाद आप information को Save as draft कर सकते हैं।
अगर information save हो गई है तो Next button से अगले section में जा सकते हैं।
Step 7: Employee Service Details भरें
अब Employee Service section खुलेगा।
यहां कर्मचारी से जुड़ी service information दर्ज करें और मांगे गए supporting documents upload करें।
Document upload करने के बाद Save as draft option का इस्तेमाल किया जा सकता है। System request ID के साथ successful message भी दिखाता है।
Step 8: Address Details भरें
इसके बाद Address Details section में कर्मचारी का:
- Current Address
- Permanent Address
भरें।
Details भरने के बाद Save as draft करें और फिर Next पर क्लिक करके आगे बढ़ें। Official manual में Current और Permanent Address दोनों की details भरने का उल्लेख है।
Step 9: Family Details और Nomination भरें
अब Family Details and Nomination section आएगा।
अगर कर्मचारी की Jan Aadhaar details system में उपलब्ध हैं, तो family details Jan Aadhaar portal से fetch की जा सकती हैं। अगर details उपलब्ध नहीं हैं तो family और nomination की जानकारी manually दर्ज करनी होगी।
जानकारी भरने के बाद Add पर क्लिक करें और फिर Save as draft करके Next पर जाएं।
Step 10: Bank Details भरें
अब Bank Details section में कर्मचारी की required bank information भरें।
जरूरी document upload करके Add a new document पर क्लिक करें।
Document upload होने के बाद Save as draft करें और फिर Next पर क्लिक करें।
Step 11: Pay Entitlement की जानकारी भरें
अब आखिरी section में Pay Entitlement की details भरनी होती हैं।
सभी जानकारी ठीक से भरने के बाद Submit button पर क्लिक करें।
Step 12: Final Confirmation करें
Submit करने के बाद system final confirmation मांगता है।
अगर आपने सभी details सही भरी हैं तो confirmation में Yes पर क्लिक करें।
इसके बाद system success message दिखाता है।
इस तरह New Employee Registration की initial प्रक्रिया पूरी हो जाती है।
IFMS 3.0 Employee Registration के बाद क्या होता है?
Employee registration सिर्फ details भरने तक सीमित नहीं है। इसके बाद request निर्धारित workflow के अनुसार आगे जाती है।
Official manual के अनुसार:
HO (Approver) → HO (Checker) → Approval
के अनुसार request process होती है।
यदि Approver request को approve करता है, तो system employee master को update करता है और संबंधित stakeholder तथा employee को notification भेजी जाती है। अगर request reject होती है तो वह निर्धारित process के अनुसार वापस भेजी जा सकती है।
इसलिए registration submit करने के बाद request की स्थिति देखना भी जरूरी है।
IFMS 3.0 में Registration का Status कैसे देखें?
अगर आपने employee registration request submit कर दी है और उसका status देखना चाहते हैं, तो My Task List की मदद ली जा सकती है।
Official manual के अनुसार My Task List में:
- All Requests
- Pending Requests
- Everted Requests
- Approved Requests
- Rejected Requests
जैसी जानकारी दिखाई जा सकती है। संबंधित request पर action लेने के लिए Request ID पर क्लिक किया जा सकता है।
इसलिए अगर registration के बाद approval का इंतजार है, तो request status जरूर check करें।
IFMS 3.0 Registration और Re-employment में अंतर
IFMS 3.0 में New Registration और Re-employment अलग options हैं।
New Registration का इस्तेमाल नए employee को system में onboard करने के लिए किया जाता है।
वहीं Re-employment option पहले से service कर चुके employee/pensioner को दोबारा register करने के लिए है। Official manual में Re-employment के अंदर नया employee register करने और existing details fetch करने के अलग options दिए गए हैं।
इसलिए अगर employee पहले से system में मौजूद है, तो बिना जांचे New Registration शुरू करने के बजाय Re-employment का option देखना चाहिए।
IFMS 3.0 Registration करते समय इन बातों का ध्यान रखें
Registration करते समय छोटी गलती के कारण request वापस हो सकती है, इसलिए details भरते समय थोड़ा ध्यान रखें।
1. Documents पहले से तैयार रखें
Appointment और service से जुड़े जरूरी supporting documents पहले से तैयार रखें। इससे registration करते समय बार-बार काम रोकना नहीं पड़ेगा।
2. Personal Details ध्यान से भरें
नाम, address और दूसरी personal information documents के अनुसार ही भरें।
3. Bank Details दोबारा check करें
Bank details में गलती होने पर आगे payment और salary से संबंधित परेशानी हो सकती है। इसलिए submit करने से पहले इन्हें एक बार जरूर check करें।
4. Photograph का size check करें
Official manual के अनुसार photograph/joint photograph 500 KB से अधिक नहीं होना चाहिए और JPEG/JPG format में होना चाहिए।
5. Submit करने से पहले पूरी जानकारी check करें
Final submission के समय system confirmation मांगता है। इसलिए Yes करने से पहले सभी details एक बार अच्छी तरह check कर लें।
IFMS 3.0 Registration में समस्या आए तो क्या करें?
अगर registration करते समय कोई option दिखाई नहीं दे रहा है, तो सबसे पहले अपने SSO login और assigned role/office access को check करें।
क्योंकि IFMS 3.0 में दिखाई देने वाले options user की assigned role और authorization के अनुसार हो सकते हैं। Official manual में Access Workspace में office और assigned roles के आधार पर dashboard खुलने की बात बताई गई है।
अगर Employee Registration का option ही नहीं दिखाई दे रहा है, तो संभव है कि आपके login में उस काम के लिए आवश्यक role/permission mapped न हो।
ऐसी स्थिति में अपने संबंधित office authority से संपर्क करना बेहतर रहेगा।
IFMS 3.0 Registration से जुड़े जरूरी सवाल
क्या IFMS 3.0 में कोई भी व्यक्ति Employee Registration कर सकता है?
नहीं। Official process में Employee Registration authorized office users और उनके assigned roles के अनुसार किया जाता है। इसमें Maker, Checker और HoO/Approver जैसी भूमिकाएं शामिल हैं।
IFMS 3.0 Employee Registration के लिए SSO ID जरूरी है?
हाँ। Official manual में IFMS 3.0 system access के लिए SSO ID credentials यानी User ID और Password को prerequisite बताया गया है।
IFMS 3.0 में New Registration कहाँ मिलता है?
Login करने के बाद Employee Management → Employee Registration → New Registration में जाकर New Registration process शुरू की जाती है।
IFMS 3.0 Registration में कौन-कौन सी details भरनी होती हैं?
मुख्य रूप से Personal Details, Employee Service, Address Details, Family Details and Nomination, Bank Details और Pay Entitlement की जानकारी भरनी होती है।
क्या IFMS 3.0 में Family Details automatically भर सकती हैं?
अगर Jan Aadhaar details उपलब्ध हैं, तो official manual के अनुसार family details Jan Aadhaar portal से fetch की जा सकती हैं। अन्यथा details manually भरनी होती हैं।
IFMS 3.0 Employee Registration के बाद क्या होता है?
Registration request निर्धारित workflow के अनुसार Checker और Approver के पास जाती है। Approval के बाद system employee master को update करता है और notification भेजा जाता है।
निष्कर्ष
IFMS 3.0 Registration की प्रक्रिया पहले की तुलना में अलग workflow के साथ की जाती है। इसमें SSO से login करने के बाद Access Workspace में जाकर Employee Management → Employee Registration → New Registration option चुनना होता है।
इसके बाद Personal Details से लेकर Service, Address, Family, Bank और Pay Entitlement की जानकारी क्रम से भरनी होती है। सभी जरूरी documents upload करने के बाद request submit की जाती है और फिर यह निर्धारित approval process से गुजरती है।
अगर आप पहली बार IFMS 3.0 पर काम कर रहे हैं तो सबसे जरूरी बात यह है कि New Registration, Re-employment और Employee Self Service को आपस में confuse न करें। सही option चुनने से registration का काम काफी आसान हो जाता है।
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